insanca yaşam projesi

Gönüllü Programı Geliştirmek

Bu belge "İnsanca Yaşam Projesi" Gönüllülük Eğitimleri kapsamında derlenmiştir.

 

Bu sayfa içeriğinin ms word kopyası tıklayınız.

Konu başlıkları

Strateji Oluşturmak ve Hazırlık Çalışmaları

A-1 Organizasyon ve Program İhtiyaç Analizleri

Gönüllülük programı geliştirilmeden veya gönüllüler projelerde aktif olarak dahil edilmeye başlamadan önce organizasyonun ihtiyaçları belirlenmelidir.

Öncelikli sorulması gereken soru "Gönüllülere hangi bölümlerde/işlerde ihtiyacımız var?" olmalıdır.

Gönüllüler için iş tanımları yaparken sadece organizasyonun ihtiyaçlarını değil, aynı zamanda gönüllülerin de ihtiyaçlarını düşünmek gerekir.

Gönüllülerin ihtiyaçları arasında kendini gerçekleştirmek, farklılık yaratmak, yeni insanlarla sosyalleşmek/tanışmak, tanımlanan işi yapmak ve yeni beceriler öğrenme isteği vardır. Tanımlanan işin gönüllüler için - bu ihtiyaçlar da gözönüne alınarak - çekici olması gerekir. İşin saatlerinin esnek olması ve gönüllünün formasyonuna katkıda bulunacak imkanlar sunması işi çekici kılmanın iki önemli yoludur.

Konu başlıkları'na dön

A-2 Gönüllü İş Tanımını Yazmak

Gönüllülerin organizasyona katılımını planlarken (ki bu iş tanımından başlar) sürekli/ücretli personelin katkılarını/düşüncelerini gözardı etmememek gerekir. Sürekli/ücretli personeli gönüllü programı geliştirirken sürece program politikasını ve iş tanımlarını yada gönüllü eğitimini yaptırarak katıp, programın başarılı olmasını sağlanabilir.

Olası gönüllü rolleri nelerdir?

İş tanımı geliştirmek: İhtiyaç analizi tamamlandığında belirlenen her açık pozisyon için iş tanımı yazmak gerekir.

Aktivite: İş Tanımı Yazma (Daha önce seçtiğiniz gönüllü rollerine uygun olarak yazınız)
Konu başlıkları'na dön

Süreç

B-1 Gönüllüleri İşe Alma

İş için doğru gönüllüyü yerleştirme proje/programda kritik bir yer tutar. İşe alma genel yada nokta hedef/özel olabilir. Eğer fazla insana ve özel niteliklere ihtiyaç olmayan bir iş söz konusuysa genel işe alma ile gönüllüler organizasyona dahil edilebilinir. Genel işe alma medya kullanılarak duyuru yapılıp tamamlanabilecek bir süreçtir.

Nokta hedef/özel işe alma 'özel' becerilerin gerektiği işler için kullanılabilinir. Duyurusu ise bu özelliklere sahip grupların ulaşacağı iletişim araçları (e-group gibi etc.) yada kişisel kontaklar aracılığı ile olabilir.

İşe almanın genel mi özel mi yada ikisinin kombinasyonu mu olmalı sorusu işe alma stratejisini geliştirmeye yardımcı olabilir.

İşe Alma Stratejisi Geliştirme

İşe Alma Stratejisi Geliştirmenin ilk adımı potensiyel gönüllülerin nerede bulunabileceğini belirlemektir. İşe Alma Stratejisi Geliştirmenin bazı yolları:

Hedeflediğiniz grubu, mesajınızı ve potensiyel gönüllülere ulaşmak için seçtiğiniz aracı yazın.

Aktivite: İşe Alma Stratejisi Geliştirme

Aşağıya iletişime geçmeyi düşündüğünüz grupların isimlerini ve bu grupları nerede kullanacağınızı yazınız.

Kaynak Potensiyel Rolleri
   
   
Kaynak:

Liseler, Üniversiteler, Sendikalar (Eğitim-Sen gibi), Şirketler, Sivil Gruplar, Okul Aile Birlikleri, Ticaret Birlikleri (TOBB gibi) etc.

Projelerle ilgili olarak ihtiyaç duyulan gönüllüleri tanımlamak ve bu gönüllülere nasıl ulaşabileneceği programlamak para ve zamandan tassarruf edilmesini sağlar.

İhtiyaç duyulan ve organizasyonda /programlarda / projelerde yer almasını istenen gönüllülere ulaşmak için araçlar seçilmelidir. Seçerken:

İşe alma mesajı geliştirme

Gönüllü olarak kimin alınacağına ve gönüllülerin nerede bulunacağına karar verdikten sonra potensiyel gönüllülere ulaşmak için bir mesaj hazırlamak gerekir. Mesajın biçimsel özelliklerinin mesajın içeriği kadar önemli olduğunu unutmadan hazırlanması daha sağlıklı bir iletişimi sağlayacaktır. (örneğin. Uzunluğu, görsel malzeme kullanılıp kullanılmayacağı etc.)

Mesajda olması gerekenler:
Aktivite: Aşağıdaki mesajı okuyun ve yukarıdaki noktalar uyup uymadığını belirtin!

(stk mesajı)

Activite: İşe alma planı geliştirme

Gönüllünün pozisyonu : (iş tanımı bir önceki aktiviteden)

Hedeflenen grup:

Mesaj/İleti:

Aktivite: İşe alma mesajı yazma

"Dikkat çekici" Giriş:

İhtiyaç:

Çözüm:

Gönüllünün Sahip Olması Gereken Özellikler:

Gönüllünün Yararlanacağı Kaynaklar:

Kontak Adresi;

Konu başlıkları'na dön

B-2 Gönüllüleri Yerleştirme

Gönüllüleri Yerleştirmenin iki ana adımı vardır:

  1. Ön Eleme
  2. Görüşme
Ön Eleme:

Tüm gönüllüler görüşmelere alınmadan once ön elemden geçirilmelidir. Ön elemenin ne kadar sıkı tututlacağı yapılacak işin taşıdığı risk ile doğru orantılıdır. Riskler arasında:

(Not: bu gevurlarda sık görülen bir uygulama; zarar görebilir gruplarla ya da para ile ilgili konularda çalışan gönüllülerin sabıka kaydına bakmak gerekebilir.)

Ön Eleme için kullanılan genel araçlar:

Başvuru: Başvuru başlangıç olarak kullanılabilecek ön eleme aracıdır. Başvuranın mevcut bulunan işi yapacak yeterince deneyim/donanıma sahip olup olmadığı formda verilen bilgiden edinilebilir. Başvuru formundan temel bilgilerin edinilmesinin yanı sıra 'onay formu'da eklenebilir. Ekte ilgili konularda olmalıdır:

Referansların Kontrolü: referanslar ana ön eleme aracı olmasa bile yararlı olabilir. Referanslara sorulabilecek sorular:

Profesyonel Lisans, Sabıka Kaydı ve Çocuk İstismarı Temiz Kaydı Kontrolü: Bu tarz kontrolların devlet arşivlerinden yapılabilceği unutulmamalıdır. Ön gereklilik olarak bu tarz kontrollar yapılmasa bile özellikle yüksek risk taşıyan pozisyonlar için kritik olduğunun unutulmaması gerekir. Profesyonel lisansların ve motorlu taşıt ehliyetlerin güncel ve geçerli olduğuna dair kontrollerin yapılması gerekir. Gençlerle ilgili çalışmalar yapanların çocuk istismarı temiz kaydı kontrolü yapılması gerekir. Kontrolleri yaparken engellerle karşılaşabilinir, örneğin:

Görüşme:

Görüşme ön eleme için iki yönlü bir araçtır. Genellikle başvuran görüşmeye geldiğinde halen gönüllü olup olmamaya karar vermeye çalışmaktadır. Bu yüzden ilk izlenim her iki taraf açısından önemlidir. Görüşme potensiyel gönüllü başvurduktan hemen sonra yapılmalıdır. Mümkünse, birlikte çalışmaktan hoşlanan bir gönüllünün de görüşmede yer alması olumlu bir girişim olur.

Görüşmeci bir yandan organizasyonu tanıtırken, diğer yandan da başvuranın iş için yeterli olup olmadığını anlamaya çalışır. Bu yüzden, görüşmeci başarılı bir görüşme için aşağıdaki araçlarla donatılmalıdır:

Açılış sorusu "Neden bu işe başvurmak istiyorsunuz" olabilir. Görüşmenin amacı başvuranın becerilerni, gönüllülük için motivasyonu ve başvuranın pozisyonu belirleyici olmalıdır. Diğer amaçlar:

Gönüllüye pozisyon ile ilgili olmayan özel sorular sorulmamalıdır. (Gevuristan'da sorulmaması önerilen sorular: ırk, milliyet yada doğum yeri, medeni hali, din, ev ssahipliği, mülkiyet durumu, yaş, kilo, boy, doğum veya çocuk sahipliği, sağlık - istisna: fiziksel olarak pozisyonun gereklilikleri)

Görüşme gönüllünün yerleştirilmesi, ek ön eleme ya da reddeilkmesi ile sonuçlandırılmalıdır.

Aktivite: Örnek Başvuru
I. Kişisel Bilgiler

İsim:

Adres:

Telefon: (ev, iş, cep)

Acil durumlarda kontak:          tel:

Beceriler ve İlgi Alanları:

Eğitim:

Hobi, Beceri, İlgi:

İş:

II. İş Deneyimi (Ücretli yada Gönüllü)
III. Gönüllünün Tercihleri

Özellikle yapmak istediğniz bir iş var mı? (Liste sunulabilir)

Uygun olduğunuz gün ve saatler?

Gönüllü işte kullanabileceğiniz bir aracınız var mı?

Organizasyondan nasıl haberdar oldunuz?

IV. Referanslar

...

Aktivite: Gönüllü Görüşme Kaydı

Gönüllünün Adı:

Görüşmeci:

Tarih:

Konu başlıkları'na dön

B-3 Gönüllü Eğitimi

Gönüllülerin memnuniyeti ve verimliliği ile gönüllü eğitimi arasında önemli bir ilişki vardır. Gönüllü eğitiminin iy planlanmış olması gönüllünün performansıını ve verimliliğini etkileyen önemli bir faktördür. (uygun bir eğtim maaliyeti en aza indirebilir, mülk koruyabilir, zararı önleyebilir.)

Oryantasyon:

Gönüllüleri eğitmeye oryantasyon ile başlanmalıdır. Oryantasyonun iki ayağı vardır.

Yukarıda sayılan ögeler videoyla/powerpoint'le yada birçok konuşmacının (gönüllülerin de katıldığı) yer aldığı bir sunuşla yapılabilir. (Örneğin organizayonun misyonu yönetim kurulundan bir gönüllü; sorumluluk almak gibi konularda uzmanlar yada gönüllülerin organizasyondaki rolü hakkında halihazırda gönüllü olanlar konuşabilirler.)

Ayrıca organizasyonun prosedürlerinin anlatımı her gönüllüye kurumun politikasını ve prosedürlerini anlatan bir el kitabı verilerek de desteklenebilir.

Not: Bir el kitabı dağıtılsa bile organizasyonun politikasın ve prosedürlerinin gönüllülerle tartışılması neyin önemli olup olmadığına dair belirsizliklerin ortadan kalkmasını sağlar. Böyle bir aktivite gönüllülere organizasyon hakkında soru sorma fırsatı verir ve anlaşılmayan konularda açıklık sağlar.

Oryantasyonda eğlenceli aktiviteler düzenlemek yeni gönüllülere, çalışanlar ve diğer gönüllülerle resmi olmayan bir ortamda sosyalleeşme ortamı sağlar.

Aktivite: Oryantasyon Listesi

Tüm gönüllüler organizasyona özel oryantasyonun yanında işe-özel oryanstasyonda almalıdırlar. İşe özel oryantasyonda:

Eğitim

Eğitim oryantasyondan farklı olarak sadece bilgi vermeye dayanmaz. Eğitim, gönüllünün işi nasıl yapacağını öğreten, yeni beceriler kazanmasını sağlayan veya sahip olduğı becerilerin gelişmesini sağlayan bir süreçtir.

Oryantasyon gibi eğitim de kurum hakkında (genel) yada konuya özel olabilir. Genel eğitim pek çok pozisyonda kullanılabilecek iletişim, takım çalışması/kurma, problem çözme ve karar verme, liderlik ve süpervizyon verme, stress yönetimi gibiş konularda becerileri geliştirmeye yönelik olabilir.

İşe özel eğitimler gönüllünün sorumlu oduğu işi verimli bir şekilde gerçekleştirmesini sağlar. Bazı pozisyonların öğretilmeye yada yenilenmeye ihtiyaç duyulan bilgiye ihtiyacı vardır. (örneğin, ilk yardım/solunum yada özel bilgisayar programları).

Eğitim sürekli olması hem organizasyon hem de gönüllü için uzun vadede daha verimli olmasını sağlayacaktır.

Kimin, ne zaman, hangi eğitimi aldığının kaydını - örneğin kartlarla - tutmak gönüllüyü takip etmeyi sağlar.

Aktivite: Eğitim Planı Geliştirme
Örnek Eğitim Planı:

Pozisyon:

Genel eğitim:

Kurs:

Eğitim Süresi:

Tamamlandığı Zaman

İşe-Özel Eğitim

Tamamlanan her kursa özel kayt tutmak verimli olabilir. Böylelikle gönüllünün pozisyonun ihtiyacı olan yeni yada yenilenen eğitimleri aldığından emin olunabilinir.

Ayrıca eğitimlerin kaydını tutmak uzun vadede eğitim planı yaparken zamanı ayarlamada yardımcı olabilir.

Örnek: Eğitim Kaydı:

Adı:

Pozisyonu:

Kurs adı:

Kurs kodu:

Tamamladığı Tarih:

Yenileme Tarihi:

Konu başlıkları'na dön

B-4 Süpervizyon

Gönüllüleri 'işe almanın', eğitmenin ve süpervizyonun temel prensipleri ücretliler ile aynıdır. İyi süpervizyon gönülülerin yaptıkları işi tamamlamalarına ve güçlendrimelerine yardımcı olur. İyi süpervizör:

Gönüllülerin memnuniyeti ile ilgili anketlere baktığımızda genel sorunun kurumda kendilerine yeterince ait hissetmemeleri olduğunu görürüz.

Gönüllüleri onaylamanın ve motive etmenin yolları etkin iletişimden geçer. (örnek: teşekkür ederim demek vs.)

Konu başlıkları'na dön

Değerlendirme ve Takip

C-1 Gönüllülerin Değerlendirilmesi

Değerlendirme gönüllüler için motive edici olabilir. Gönüllülerin onlardan bekleneni ne derece başardıklarını öğrenme hakları vardır. Olumlu değerlendirmeler gönüllünün tasdik edilmesi/onanması için bir temel oluştururlar. Olumsuz değerlendirmeler ise gönüllünün kendisini geliştirmesi gereken alanları belirlemede yardımcı olurlar.

Değerlendirmenin sağlıklı olmasını sağlayacak faktörler:

Gönüllülerin zayıf yönlerini geliştirmek için bir plan geliştirilmesi yararlı olablir. Planda:

Değerlendirmeler iki türlü yapılabilir. Belirli aralıklarla performans değerlendirmesi şeklinde toplantı haline dönüştürülebilir. Yada gönüllüler belli aralıklarla gözlemlenip yaptıkları işleri hakkında ne düşündükleri resmi olmayan koşullar altında sorulabilir. (örneğin kahve içerken)

Gelecekte sorun yaratabilecek sorunlu alanları belirleyip önelem almak zorlukları azaltmak adına iyi bir yöntem olabilir.

Değerlendirmeler resmi olarak yapılmasa bile kaydı tutulmalıdır. Özellikle gönüllünün problemli olduğu alnalarda gelişmeyi takip etmek için gerekli olacaktır. Bütün değerlendirmeler gizli tutulmalıdır.

Gönüllüler değerlendirme hakkında itiraz hakkına sahip olmalıdır. Böyle bir haklarının bulunduğu gönüllülere oryantasyon sırasında anlatılmalıdır.

Gönüllü istifa ettiğinde yada görevden vazgeçtiğinde neden ayrıldığı sorulmalıdır. Ayrıca pozisyonu yada gönüllü deneyimini geliştirmek için gönüllünün değerlendirmeleri dikkate alınmalı ve kullanılmalıdır.

Aktivite: Değerlendirme Şablonu Geliştirme

Genel Performans Kriterleri

İşe Özel Performans Kriterleri

Konu başlıkları'na dön

C-2 Gönüllü Programları Değerlendirilmesi ve Gönüllü Programlarının İzlenmesi

Çift yönlü değerlendirme programı hem gönüllüyü hem de programı değerlendirmede kolaylık sağlar. Düzenli değerlendirmeler organizasyonun ve gönüllülerin ihtiyaçlarını karşılamaya yardım eder.

Program değerlendirmeleri gönüllü memnuniyetini artturmatı, programı geliştirmeyi, verimliliği arttırmayı ve maliyeti azaltnayı, problemleri ve çözümleini tanımlayabilmeyi, neyin işleyip neyin işlemediğini belirlemenizi sağlar.

Gönüllünün değerlendirilmesi programın da değerlendirildiği anlamına gelmez. Program değerlendirmeleri aracılığı ile yürütülen projenin de değerlendirilmesi sağlanabilir.

İzleme sürecinde STK ile gönüllünün nasıl tanıştığını öğrenebilir ve yeni gönüllüler edinmek için stratejiler geliştirebilrsiniz. STK, gönüllünün içinde yer aldığı proje ve gönüllü yönetimini üçlü bir ayak olarak düşünürsek izleme boyunca üçü arasındaki ilişkinin değerlendirilmesi yarar sağlayabilir. Bir yandan gönüllülerin STK'ya yada projeye yaptıkları katkıları değerlendirirken, öte yandan gönüllüye yapılan katkıyı tüm ayakların değerlendirmesi ilişkilerin güçlenmesini sağlayabilir. (örneğin gönüllünün projeden nasıl kazanımlar elde ettiğini yazması olumlu bir yönde ilerliyorsa gönüllüyü yeniden kazanmanızı sağlayabilir)

Aktivite:

Bildiğiniz gibi Türkiye'de ve dünyada değişik sivil toplum kurumları ve bu kurumlara destek veren gönüllüler bulunmaktadır. Aşağıda, farklı kişilerin gönüllü olarak çalışmak üzerine belirttikleri değişik ifadeler yer almaktadır. Sizden aşağıdaki görüşlerden her birine ne derece katıldığınızı belirtmenizi istiyoruz. İfadelerin yanında bulunan cetvelde "1" bu ifadeye "kesinlikle katılmadığınız", "5" ise bu ifadeye "kesinlikle katıldığınız" anlamına gelmektedir.

Lütfen her bir ifade için sizin görüşünüzü en iyi açıklayan seçeneği yuvarlak içine alınız.

Kesinlikle katılmıyorum 1 2 3 4 5 Kesinlikle katılıyorum

  1. Gönüllü olarak çalışırken kendimi destek verdiğim kuruma ait hissederim 1..2..3..4..5
  2. Gönüllü olarak çalışmak toplumda çok takdir gören bir davranıştır 1..2..3..4..5
  3. Gönüllü çalışmanın bir toplumsal sorumluluk olduğuna inanıyorum 1..2..3..4..5
  4. Gönüllü çalışmak iyi bir vakit geçirme aracıdır 1..2..3..4..5
  5. Gönüllü çalıştığım proje benim için destek verdiğim kurumun misyonundan daha önemlidir 1..2..3..4..5
  6. Gönüllü olarak çalışmayı tercih edeceğim belli başlı kurumlar vardır 1..2..3..4..5
  7. Gönüllü olarak çalışmayı düşünebileceğim kurumun misyonu benim için ön plandadır 1..2..3..4..5
  8. Gelecekte de gönüllü olarak çalışmayı düşünüyorum 1..2..3..4..5
  9. Gönüllü olarak çalışmak aynı zamanda bir öğrenme sürecidir 1..2..3..4..5
  10. Gönüllü olarak çalışırken kurduğum sosyal ilişkiler benim için ön plandadır 1..2..3..4..5
  11. Gönüllü çalışmalar, takım çalışması halinde daha etkindir 1..2..3..4..5
  12. Gönüllü olarak çalışırken bireysel çalışmayı tercih ederim 1..2..3..4..5
  13. Gönüllü olarak çalıştığımı başkalarının da bilmesi hoşuma gider 1..2..3..4..5
  14. Gönüllü olarak bir takım içinde sorumlulukları paylaşmayı tercih ederim 1..2..3..4..5
  15. Gönüllü olarak çalışırken, sözkonusu projeye evimden çalışarak destek vermeyi tercih ederim 1..2..3..4..5
Aktivite: Gönüllülerin Beklentileri

1. Önümüzdeki bir yıl içinde, yine böyle bir proje ya da faaliyet olduğunda, Tarih Vakfı bünyesinde bir daha gönüllü olarak çalışmayı düşünür müydünüz?

Evet______, Hayır ________

2. Bundan sonra gönüllü olarak destek vermeyi istediğiniz özel bir konu olup, olmadığını öğrenmek istiyoruz?

Evet, ilgilendiğim konu var. _____

İlgilendiğim konu/lar:

Hayır, yok ____

3. Bundan sonra da gönüllü olarak destek vermeyi düşünebileceğiniz proje veya faaliyet olduğunu düşünelim. Bu tip projeler için haftada en az ve en fazla kaç saat / gün ayırabileceğinizi düşünüyorsunuz? Lütfen en az ve en fazla seçenekleri için size en uygun gelen tek seçeneği işaretleyiniz.

4. Yine gönüllü olarak destek vereceğeniz proje veya faaliyetlere hangi ortamda çalışarak vakit ayırmayı tercih edebileceğinizi öğrenmek istiyoruz. Lütfen size en uygun gelen, tek bir seçeneği işaretleyiniz.

5. Bundan sonra gönüllü olarak destek vereceğeniz proje veya faaliyetlerde hangi şekilde çalışarak vakit ayırmayı tercih edebileceğinizi öğrenmek istiyoruz. Lütfen size en uygun gelen 3 seçeneği sıralar mısınız?

6. Aşağıda Tarih Vakfı'nın gönüllü desteğine ihtiyaç duyabileceği farklı faaliyet ve projelerinden oluşan bir liste bulunmaktadır. Listede bulunan projeler ve faaliyetler arasında sizin özellikle ilginizi çeken, konu olarak kendinize yakın hissettiğiniz ve herhangi bir aşamasında sorumluluk almayı düşünebileceğiniz bir proje ya da faaliyetin olup olmadığını öğrenmek istiyoruz. Lütfen ilginizi çeken, içinde yer almayı düşünebileceğiniz bir proje ya da faaliyet var ise, size en uygun gelen 3 seçeneği sıralar mısınız?

  1. İstanbul Dergisi Çalışmalarına destek vermek
  2. Toplumsal Tarih Dergi Çalışmalarına destek vermek
  3. Tarih Vakfının Yurt Yayınları ve Öteki Yayın Çalışmalarına destek vermek
  4. Vakıf Yayınlarının Yaygın Satış ve Pazarlamasına destek vermek
  5. Periyodik Konferanslar ve Seminerlerin Örgütlenmesine destek vermek
  6. Vakıf Çalışmalarının ve Projelerinin Tanıtımına destek vermek
  7. Vakıf Web sitesinin geliştirilmesine destek vermek
  8. Vakıf Kaynak Geliştirme (mali destek) çalışmalarına destek vermek
  9. Yerel Tarih Grupları / Semt Girişimleri çalışmalarına destek vermek
  10. Üniversite Tarih Bölümleri Öğrencileri Yıllık Buluşmalarına destek vermek
  11. Lise Tarih Öğretmenleri Buluşmalarına destek vermek
  12. Vakfın Bilgisayar ve Teknik Altyapısının Geliştirilmesine destek vermek

Kaynaklar: